Stručnjaci predviđaju da će u narednih nekoliko godina čak 80% organizacija koristi agilan pristup u upravljanju projektima. Agilni pristup se prvenstveno počeo koristiti kao metoda razvoja softvera, a s vremenom je postao globalni imperativ i prilikom upravljanja projektima. Razlog je što agilnost povećava uspješnost projekata bržom reakcijom na promjene. Što zapravo znači agilno i koje su metode i vrijednosti koje taj princip promovira?
Agile je skup metoda i principa razvoja softvera koje se baziraju na iterativnom planiranju i inkrementalnom razvoju, te kolaboraciji cijelog tima u razvoju čime se postiže brže i efikasnije donošenje odluka te fleksibilniji odgovor na promjene u okruženju.
Kada koristiti agilan pristup u upravljanju projektima?
Potreba za agilnim razvojem je nastala zbog brzih promjena u okruženju koje tradicionalni pristup nije mogao vjerodostojno pratiti. Kod tradicionalnog pristupa upravljanja projektima potrebno je imati detaljno dokumentirane ciljeve i opseg projekta, detaljno analiziran dizajn i arhitekturu budućeg rješenja, kao i vremenski plan i procjene posla kako bi mogli budžetirati projekt. Međutim, sve to u konačnici ne rezultira isporukom očekivane vrijednosti poslovanju iz razloga što je postavka tradicionalne strukture vremenski zahtjevna i nije fleksibilna na promjene u okruženju. Zamislite situaciju u kojoj radite na velikom projektu dvije godine, a od toga 50% vremena detaljno prikupljate i analizirate poslovne zahtjeve koji mogu zbog promjena na tržištu ili strategije organizacije nakon godinu dana postati uzaludan posao jer niste u mogućnosti dovoljno brzo promijeniti prioritete i prilagoditi se promjeni. U tom trenutku možete zaustaviti projekt ili pokušati biti agilniji.
Agilan pristup razvoja softvera se koristi kada postoji velika neizvjesnost u ishod projekta, kultura u organizaciji koja razumije vrijednosti koje ovaj pristup donosi organizaciji, projektni tim koji je konstantno uključen i nalazi se na istoj lokaciji, mogu se jasno odrediti prioriteti poslovnih zahtjeva i brzo mijenjati arhitektura sustava tijekom razvoja, te internim projektima unutra organizacije.
Prednosti agilnog pristupa su dobra komunikacija i tijek informacija, promjena poslovnih zahtjeva tijekom razvoja čime se isporučuje točno očekivana vrijednost poslovanju koje utječe na povećano zadovoljstvo korisnika, transparentnost, ubrzana reakcija na probleme i promjene, efikasnije popravke i isporuke rješenja, itd. Nedostaci su primjena u velikoj organizaciji koja ne može prilagoditi procese i kulturu agilnom pristupu, dio razvoja može biti uzaludan posao zbog promjena prioriteta, ugovori sa dogovorenom fiksnom cijenom, manjak dokumentacije, itd. Ako organizacija nije spremna prihvatiti agilan pristup nemojte ni započinjati inače ćete uložiti mnogo vremena opravdavajući samu metodologiju rada. Statistike pokazuju da se na prikupljanje poslovnih zahtjeva u tradicionalnom pristupu troši oko 25% vremena ukupnog projekta, a u agilnom pristupu zahtjevi se prikupe u nekoliko radionica s korisnicima. Ključnu ulogu na projektu prilikom prikupljanja poslovnih zahtjeva ima uloga poslovnog analitičara. U nastavku slijedi objašnjenje kako se uloga proslovnog analitičara transformira agilnim timovima.
Tranzicija uloga
Poslovni analitičar je uloga na projektu koja prikuplja zahtjeve od korisnika, dokumentira iste i prosljeđuje razvojnim timovima za razvoj. Agilan poslovni analitičar je ista ta uloga koja radi u okruženju agilnog razvoja softvera.
Tehnike prikupljanja informacija su nisu dramatično promijenile u agilnom okruženju, ali se promijenio vremenski period i način na koji se koriste. Mnogo je lakše biti poslovni analitičar u tradicionalnom pristupu gdje su zahtjevi jasno definirani i dokumentirani prije početka razvoja. U agilnom pristupu od korisnika i programera se očekuje da se zajedno usuglase oko opsega razvoja s vrlo malim naglaskom na dokumentaciju i upravo tu ključnu ulogu igra poslovni analitičar.
Ključna uloga agilnog analitičara je da svi u timu (uključujući i korisnika) imaju pravu informaciju, u pravo vrijeme s odgovarajućom razinom detalja kako bi tim mogao razviti pravi proizvod.
Dakle, uloga više nije kao u tradicionalnom pristupu da samo piše poslovne zahtjeve već da je konstantno u kontaktu s poslovnim korisnicima i uspostavlja komunikacijske mehanizme kako bi svi uključeni shvatili „zašto“ se nešto radi, odnosno koju vrijednost donosi organizaciji i to prije početka razvoja te tijekom cijelog razvojnog ciklusa. Nakon toga, krucijalno je da analitičar zajedničko shvaćanje propagira kroz cijeli tim, kako bi svi uključeni imali zajedničku sliku što se želi postići. Dvosmjerna komunikacija je apsolutni imperativ između poslovnih korisnika i programera. Na ovaj način se definiraju mjere uspješnosti projekta.
Druga bitna uloga agilnog analitičara je uspostavljanje komunikacijskog kanala za brže donošenje odluka i reakcije na promjene u okruženju. Kako se to postiže? Agilan analitičar je centralno mjesto komunikacije u agilnom timu i trebao bi biti posvećen radu u samo jednom timu. Analitičar komunicira s svim sudionicima projekta o agilnim ritualima i terminima poput začetka, iteracije, korisničkim pričama ("user stories"), procjenama, itd. Tijekom te komunikacije uloga analitičara je da razvojni tim bude uvijek u toku s promjenama korisničkih prioriteta i odlučuje što treba promijeniti kako bi se problem riješio. Treniranjem tima o poslovnim procesima i razgovorom s korisnicima o dodatnim funkcionalnostima pomaže se razvojnom timu da brže donose odluke o tijeku budućeg razvoja koje su bazirane na točnim i dobro razumljivim podacima. Zvuči zanimljivo, međutim niste još sigurni koje kompetencije trebate posjedovati kao agilan poslovni analitičar?
Koje karakteristike treba imati agilan poslovni analitičar?
Inovativnost i orijentacija ka poslovnim potrebama
Agilan poslovni analitičar razmišlja što poslovanju treba kako bi riješili probleme prilikom čega je stalno u potrazi za novim pristupima u rješavanju problema i unaprjeđenja poslovnih procesa u kojima se problemi javljaju. Prilikom tog procesa stalno propitkuje i izaziva sponzora, vlasnike proizvoda i procesa te korisnike kako bi definirao stvarne potrebe od željenih potreba. Na taj način osigurava da razvojni tim rješava pravi problem, a ne da radi pravo rješenje za pogrešan problem. Inovativnost zahtjeva kompetencije kritičkog razmišljanja, upravljanja konfliktima kao i upravljanje rizicima.
Prilagodljivost Agilan poslovni analitičar unaprjeđuje poslovne procese, sudjeluje u donošenju odluka, pomaže u testiranju rješenja/proizvoda i dizajnu interfejsa, te evaluira konačno rješenje s poslovnim korisnicima. U tom svojstvu se treba stalno prilagođavati poslovnim procesima, procesima razvoja softvera i promjenama u okruženju.
Vodstvo i empatija Poslovni analitičar nema formalan autoritet za donošenje odluka, a taj nedostatak treba kompenzirati kroz utjecaj i komunikaciju. Utjecaj se najčešće postiže empatijom prema internim i eksternim korisnicima i građenjem odnosa sa ljudima u cijeloj organizacijskoj strukturi.
Orijentiranost ciljevima i predviđanje Cilj poslovnog analitičara je stvaranje veće vrijednosti za organizaciju rješavanjem poslovnih problema. Iz tog razloga poslovni analitičar treba uvijek vidjeti široku sliku i utjecaj promjene na cijelu organizaciju, a ne samo određeni segment poslovanja. Zbog toga je potrebno problem sagledati iz različitih perspektiva kao i evaluaciju više mogućih rješenja pri donošenju odluka.
U konačnici, titula nije važna. Svaka organizacija ima sličnu terminologiju za iste uloge u projektima. Ono što je važno je dinamičnost i fleksibilnost timova kako bi uspjeli u agilnom okruženju. Poslovni analitičar je jedna od najvažnijih uloga u timu jer definira korisničke potrebe i uvelike utječe na odabir pravog rješenja čime se povećava uspješnost projekta i uvećava vrijednost organizaciji. Stoga, ukoliko želite biti „agilniji“ poslovni analitičar razmišljajte o terminima: fleksibilnost i prilagodljivost, dvosmjerna interaktivna komunikacija, konstantno preispitivanje potreba i želja, brzo donošenje odluka te utjecaj na sudionike u projektu. Malim promjenama u razmišljanju i načinu rada ćete povećati uspješnost svojih projekata.